Wszelkie formy wyjazdowe (wydarzenia) muszą być każdorazowo zatwierdzone w Komendzie Hufca przez osoby do tego wyznaczone. By zgłosić wydarzenie należy wypełnić poniższe zgłoszenie (wymagane jest do tego konto ZHP). Poniżej zasady zatwierdzania Biwaków oraz Wycieczek.

Biwak jest formą wypoczynku dzieci i młodzieży, który trwa od 2 do 5 dni. Forma ta organizowana jest jako pobyt stały lub wędrowny. W przypadku biwaku, e-Zgłoszenie należy wypełnić nie później niż na 21 dni przed datą wydarzenia wraz z zamieszczeniem wymaganych dokumentów (preliminarza oraz programu biwaku). Listę uczestników należy dostarczyć na 7 dni przed wydarzeniem.

Wycieczka jest to każda zorganizowana jednodniowa forma wypoczynku dzieci i młodzieży poza obszarem pracy hufca lub poza zwykłym miejscem zbiórek. W przypadku wydarzenia innego niż biwak, e-Zgłoszenie należy wypełnić nie później niż na 10 dni przed datą wydarzenia wraz z zamieszczeniem wymaganych dokumentów (preliminarza oraz programu biwaku). Listę uczestników należy dostarczyć na 7 dni przed wydarzeniem.

*W przypadku braku posiadania konta ZHP przez osobę zgłaszającą, wszystkie dokumenty związane z wydarzeniem (Karta biwaku, Program biwaku, Deklaracja opiekunów oraz Preliminarz) należy przesłać drogą mailową do członkini komendy hufca ds. programu (klaudia.artecka@zhp.net.pl) oraz Biura Hufca (hufiec@zawiercie.zhp.pl), w terminie nie później niż 21 dni przed datą wydarzenia.

Jakie dokumenty potrzebujesz by zatwierdzić biwak lub wycieczkę, albo inną formę wyjazdową? Oto pełny spis dokumentów biwakowych!

1. Karta biwaku (dokument wypełniony przez formularz)
2. Program biwaku (dokument wypełniony przez formularz)
3. Deklaracja opiekunów (należy dostarczyć bezpośrednio do hufca nie później niż 7 dni przed wydarzeniem);
4. Lista uczestników (należy dostarczyć bezpośrednio do hufca nie później niż 7 dni przed wydarzeniem);
5. Preliminarz (należy uzgodnić indywidualnie z Dh. Skarbnik).

Pamiętaj organizatorze! W trakcie wydarzenia musisz posiadać ze sobą komplet dokumentów, który obejmuje:

• Zgody uczestników na udział w wydarzeniu, podpisane przez ich prawnych opiekunów (wzór dostępny w „Zbiorze dokumentów biwakowych”);
• Kopię Hufcowego ubezpieczenia NNW (dostępne w biurze hufca);
• Kopię podpisanych dokumentów biwakowych przez Komendanta Hufca (lub osoby upoważnionej) – Karta Biwaku, Program Biwaku, Deklaracja Opiekunów, Lista uczestników, Preliminarz – oryginały należy pozostawić w Biurze Hufca.